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Assistance

Utilisation de la messagerie

Par admin augier, publié le mercredi 26 août 2020 15:22 - Mis à jour le samedi 29 août 2020 17:09
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La messagerie permet de communiquer entre utilisateurs autour d'usages pédagogiques, collaboratifs, échanges administratifs et familiaux.

 

Consulter le tutoriel vidéo "Découvrir la boîte de réception"

Consulter le tutoriel vidéo "Envoyer un message"

 

Présentation

Accéder à la messagerie

Types de messages disponibles

Notification sur messagerie externe

La boîte de réception

Dossiers

Pièces jointes

Statuts Lu / Non lu

Actions disponibles         

Afficher les messages par type        

Recherche dans la messagerie

Rédiger un message 

Les destinataires

L’objet

Le corps du message

Les pièces jointes

Répondre à un message (important !)

Message avec un seul destinataire

Message avec plusieurs destinataires

Modifier la liste des destinataires dans les réponses aux messages

Transférer un message

Transférer un message sans modification

Transférer un message avec modification

Format d'un message transféré

Modérer une discussion

Comportements

Procédure

Confirmation d'un signalement

Annulation d'un signalement

Archiver un message

Suppression et restauration des messages

Suppression des messages par l'utilisateur

Purge automatique

Restauration

 

Présentation

Interne, la messagerie autorise des échanges limités aux utilisateurs de l'ENT afin de garantir le respect d'une politique de sécurité stricte qui définit notamment les échanges autorisés entre les différents profils d'utilisateurs (élèves, parents, enseignants, etc.).

 

Accéder à la messagerie

La messagerie est accessible depuis le menu des services, visible à gauche. Une pastille rouge s'affiche pour signaler la présence de nouveaux messages dans la boîte de réception.

 

Type de messages disponibles

Il existe plusieurs formats de communication possibles dans la messagerie ENT.

  • Messages internes : échange de messages visibles par tous les utilisateurs concernés, avec la possibilité d'une modération en cas d'abus ; notifications relatives aux actions effectuées dans les services de l'ENT (par exemple, un modérateur de blog sera informé des commentaires à valider par ce biais).
  • Messages ENT : messages automatiques transmis suite aux actions effectuées par les administrateurs ENT.
  • Communications des institutions : messages transmis via des actions de communication ciblée par messagerie (établissement ou région).

 

Notification sur messagerie externe

Tous les utilisateurs ont la possibilité de choisir d'être notifiés sur leurs messagerie personnelles qu'un nouveau message est arrivé dans leur boîte de messagerie ENT. Un mail de notification est envoyé à chaque nouveau message arrivant dans la boîte de réception d'un destinataire ou participant.
Ce mail utilise l'adresse de redirection définie dans l'ENT, sous l'onglet "Préférences".

Le mail de notification est envoyé par une adresse neutre de type nepasrepondre@projet-ent.fr, ce qui signifie que le destinataire n'a pas la possibilité d'y répondre depuis  son client de messagerie. Pour cela, il doit passer par sa messagerie ENT.

Chaque mail de notification contient les éléments suivants :

  • Un lien vers la consultation du message au sein de l'ENT.
  • Le contenu du mail : "Vous avez un message dans l'ENT", le message complet ou un message partiel.

 

La boîte de réception

La boîte de réception de la messagerie de l'ENT permet de recevoir des messages internes à l'ENT.
Les messages sont organisés du plus récent au plus ancien.
En présence de discussions, l'affichage des différents interlocuteurs est tronqué et apparaît en totalité dès lors que l'utilisateur consulte le message en question.

Lors de la consultation d'un message, il est possible de naviguer vers les messages précédents ou suivants en utilisant les flèches prévues à cet effet.

Tous les messages sans activité enregistrés dans la boîte de réception ou dans la corbeille sont conservés pour la durée de l'année scolaire. Tous les messages enregistrés dans des dossiers (archives et autres) sont en revanche conservés au delà de ce délai.

 

Dossiers

Dans le menu à gauche, 5 dossiers sont disponibles par défaut :

  • Reçus avec le nombre de messages non lus indiqué entre parenthèses.
  • Envoyés pour consulter toutes les participations aux discussions.
  • Brouillons : sauvegarde automatique après un certain temps (toutes les données, PJ incluses).
  • Corbeille :  elle contient tous les messages que l'utilisateur ne souhaite pas conserver ni archiver. Il est possible de restaurer un message supprimé, qui sera de nouveau disponible dans la boîte de réception.
  • Archives pour conserver les messages importants.
  • Un sixième dossier est éventuellement disponible :  Modération. Il s'agit de discussions soumises à modération par l'utilisateur ou encore de discussions modérées et fermées.

L'utilisateur a la possibilité d'ajouter un ou plusieurs dossiers, qu'il peut réorganiser en utilisant le glisser-déposer.

Remarque importante : l'arborescence des dossiers autorise 1 sous-niveau de dossiers maximum.

 

Pièces jointes

Les messages externes sont systématiquement analysés par un antivirus. En cas de détection d'un virus dans le message (corps), il est supprimé et non visible de l'utilisateur.
En cas de détection d'un virus dans une pièce jointe, celle-ci est supprimée et un message de remplacement s'affiche dans la liste des pièces jointes : "Pièce jointe supprimée".

 

Statuts Lu / Non lu

Les messages et participations créés depuis la dernière visite de l’utilisateur sont considérés comme non lus, ils sont affichés en gras de façon à ce que l’utilisateur puisse en prendre connaissance.

Les messages sont marqués comme non lus dés lors que l'utilisateur a cliqué sur leurs objets (les caractères gras disparaissent alors).

Pour tous les dossiers contenant des messages non lus, le comportement est le même : chaque message non lu est indiqué en gras et un nombre entre parenthèse est affiché à côté du dossier concerné.

 

Actions disponibles

L'utilisateur dispose de différentes actions sur la boîte de réception.

  • Marquer comme lu  : sélectionner le ou les message(s) voulu(s) en cochant la case à gauche puis choisir "Marquer comme lu".
  • Marquer comme non lu : sélectionner le ou les messages en cochant la case à gauche puis choisir "Marquer comme non lu".

  • Il est également possible de marquer un message comme non lu directement depuis la vue consultation en sélectionnant "Plus > Marquer comme non lu".

  • Ranger dans ... : sélectionner le ou les messages en cochant la case à gauche, puis cliquer sur "Ranger dans ..." qui affiche l'arborescence des dossiers. Choisir dans quel dossier ranger le ou les messages.

  • Supprimer le message : sélectionner le ou les messages en cochant la case à gauche, puis cliquer sur "Supprimer". Ce(s) dernier(s) sera/seront alors mis dans la corbeille. Il est aussi possible de supprimer un message lors de la consultation de ce dernier.

  • Trier les messages par date, expéditeur ou objet :

  • Imprimer le message : ouvrir le message puis cliquer sur "Imprimer le message" dans le menu "Plus" :

  • Catégoriser les messages :  sélectionner le ou les messages en cochant la case à gauche, déplier le menu "Plus" puis sélectionner la catégorie souhaitée. Il est aussi possible de catégoriser un message depuis le menu "Plus" lors de la consultation de ce dernier.

  • Afficher seulement les messages non lus : cette action est disponible depuis le menu "Afficher". Ce filtre est réinitialisé dès que l'utilisateur change de dossier ou recharge la page.

 

Afficher les messages par type

Dans le cas où l'utilisateur reçoit un très grand nombre de messages et qu'il souhaite simplifier l'affichage de sa boîte de réception, il peut effectuer un tri en sélectionnant un type de message à afficher.

Ainsi, dans le menu "Afficher", il effectue son choix en cochant/décochant les types proposés.

Remarque : les messages ENT sont des messages système et ont vocation à être lus uniquement. Il n'est pas possible de répondre à l'expéditeur.

 

Recherche dans la messagerie

Un moteur de recherche interne est mis à disposition des utilisateurs de la messagerie, y compris les simples visiteurs.
La recherche porte uniquement sur l'objet des messages.

 

Rédiger un message 

Pour rédiger un message, il est obligatoire de renseigner les éléments suivants :

  • Le ou les destinataires ;
  • L’objet ;
  • Le corps du message.

 

Les destinataires

L'utilisateur peut choisir ses destinataires en cliquant dans le champ "Envoyer à". L'assistant destinataire apparaît alors.

En cliquant sur "Assistant destinataire", l'utilisateur accède à des listes de contacts prédéfinies. Pour rappel, la composition de ces listes peut varier, selon les paramétrages mis en place par le projet ENT de l'utilisateur et par l'établissement.

Chaque liste contient plusieurs groupes, qui peuvent contenir un ou plusieurs contacts.L'utilisateur peut donc déplier ces listes et afficher la composition des groupes sur la droite.

Pour sélectionner des destinataires dans les différentes listes, il est nécessaire de cocher soit la case à la gauche du nom, soit la case « Tous » en haut de la liste. Les destinataires s'ajoutent au fur et à mesure des sélections.
Sur le même principe, il est aussi possible d'envoyer le message à des destinataires en copie et/ou en copie cachée :

Attention, le nombre de destinataires qu'il est possible de sélectionner par messagerie est limité.

 

L’objet

L’objet est obligatoire pour permettre l'envoi du message.
 

Le corps du message

L’utilisateur (si le paramétrage projet le permet) bénéficie d’une barre d’outils pour mettre en forme son texte.

 

Les pièces jointes

En plus de ces champs obligatoires, il est possible de rajouter une ou plusieurs pièces jointes au message.
Pour éviter un échec d’envoi, il est nécessaire de respecter les conditions suivantes :  

  • Taille maximum totale : 10Mo
  • Taille maximum par fichier : 10Mo
  • Nombre maximum de fichiers : 10

L’utilisateur peut choisir ses pièces jointes parmi les documents enregistrés sur son ordinateur ou dans son porte-documents ENT.

Chaque fichier chargé est visible dans le tableau, avec une coche de validation et une croix permettant la suppression à l'unité.

 

Répondre à un message

Selon le nombre de destinataires d'un message, plusieurs possibilités de réponses sont proposées à l'utilisateur.

 

Message avec un seul destinataire

Si l’utilisateur est le seul destinataire du message, le libellé du bouton est uniquement “Répondre”.

 

Message avec plusieurs destinataires

  • Répondre à tous
    Un destinataire d’un message interne peut répondre à l’intégralité des participants (émetteur initial et destinataires) via le bouton “Répondre à tous” affiché en dessous des messages. Cette action permet d'ajouter un message au fil de discussions existant.
    Le formulaire de réponse n’est pas affiché par défaut, il apparaît au clic sur le bouton.

  • Répondre unitairement

    Un destinataire peut répondre spécifiquement à un message de l’échange (bouton de réponse à droite de chaque message). Cette action permet de créer un nouveau fil de discussion.
    Si l'utilisateur utilise cette fonction, une fenêtre de création d’un nouveau message s'affiche, à destination de l’émetteur du message uniquement, avec le contenu d’origine en citation.

 

Modifier la liste des destinataires dans les réponses aux messages

Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les utilisateurs ayant le profil "élève" ou "parent".

Lorsqu'un utilisateur clique sur "Répondre" ou "Répondre à tous", un bouton d'action au dessus du champ de réponse permet de "Modifier l'objet et/ou les destinataires" :

Au clic sur ce bouton, la fenêtre de rédaction d'un nouveau message s'ouvre, pré-remplie avec les informations de la discussion : il est alors possible d'ajouter/retirer des destinataires, de modifier l'objet initial du message et d'initier un nouvel échange.

Remarque importante : il n'est donc pas possible d'ajouter/retirer des destinataires "directement" dans une discussion : cette action implique forcément la création d'un nouveau message/nouveau fil de discussion.

 

Transférer un message

L'utilisateur a la possibilité de transférer des message.

Transférer un message sans modification

Le bouton Transférer est disponible au même niveau que les autres actions sur le message.

Lorsqu'un utilisateur transfère un message, il créé un nouveau message pré-rempli en fonction de la conversation transférée :

  • tous les échanges qui lui sont antérieurs ( lorsque le message transféré est une réponse à un ensemble d'échanges ) sont regroupés et clairement délimités dans le corps du mail
  • le titre du message original est repris, précédé de "TR :"
  • les pièces jointes du mail transféré sont ajoutées à la liste des pièces jointes du nouveau mail

Transférer un message avec modification

Lors du transfert d'un message, les actions suivantes sont disponibles :

  • sélectionner un ensemble de destinataires depuis une liste de contacts ou en auto complétion
  • ajouter une pièce jointe
  • supprimer une pièce jointe
  • modifier (ajouter/supprimer) la liste des destinataires
  • modifier le titre du message
  • modifier le corps du message, y compris la partie pré remplie du message transféré
  • accéder à tous les outils d'édition
  • sélectionner le type de message

 

Format d'un message transféré

Le destinataire d'un message transféré peut visualiser l'ensemble des échanges d'une discussion lorsqu'elle est transférée.

Il peut également :

  • Identifier rapidement qu'il s'agit d'un message transféré par la présence du bloc transféré 

  • Relire facilement la conversation puisque les messages sont présentés dans l'ordre anti chronologique.

 

Modérer une discussion

Les participants à une discussion peuvent transmettre des signalements vers les modérateurs de la discussion.

Comportements

La modération est disponible sur les messages de type "discussion".
Le bouton "signaler" est disponible sur toutes les discussions quel que soit le nombre de destinataires. 

À noter : la modération n'est pas disponible pour les messages de type "information".

Dès lors qu’un participant signale une discussion comme abusive, deux actions sont générées : la participation d'un modérateur et le masquage des contenus.

Les modérateurs d’une discussion sont : 

  • L’initiateur de la discussion ;
  • Le modérateur des discussions de l’établissement de l’initiateur.

Les contenus de toutes les participations de la discussion sont immédiatement masqués (sauf pour les modérateurs), le titre de la discussion également. En revanche, la structure du fil de la discussion reste visible. Ainsi, la liste des participants, la date de création de la discussion et les dates de participations restent visibles. Le titre de la discussion devient « Discussion en cours de modération » puis, si le signalement est confirmé, « Discussion modérée ».

Par ailleurs, une participation est ajoutée avec le contenu suivant, expéditeur « Modération Messagerie » : « Une participation à cette discussion a été signalée comme abusive, le XX à XX. Cette discussion est par conséquent en cours de modération ». Cette participation est visible de tous les participants.

 

Procédure

Au signalement d’une discussion comme abusive, les modérateurs sont invités à la modérer, selon le processus suivant :
 

  • Une nouvelle discussion est créée automatiquement par l’ENT (l’initiateur est l’utilisateur « Modération Messagerie »).
  • Les participants à cette discussion dite de modération sont les modérateurs
  • La discussion est ventilée dans un dossier « Modérations » du service Messagerie
  • Le titre de la discussion est « Modération de la discussion , son contenu est « La discussion suivante a été signalée comme le à . En tant que modérateur, vous êtes invité à prendre connaissance de la discussion à partir du lien suivant .

Le modérateur accède alors au message concerné et dispose du choix suivant :

  • confirmer le signalement en cliquant sur le bouton "Fermer la discussion"
  • annuler le signalement en cliquant sur le bouton "Rouvrir la discussion"

 

Confirmation d'un signalement

Dans le cas où le modérateur a confirmé le signalement d'une participation à caractère abusif, la discussion est fermée. Les contenus restent masqués et il n'existe aucune possibilité d’ajouter de nouveaux messages.
Une participation est ajoutée à la discussion signalée, avec pour expéditeur « Modération Messagerie ». Le contenu du message est « L’équipe de modérateurs a confirmé le signalement. ».

 

Annulation d'un signalement

Il est possible pour le modérateur d'annuler le signalement. Si le modérateur a choisi de "Rouvrir la discussion", un message de confirmation s'affiche et les contenus redeviennent visibles.

Une participation est ajoutée à la discussion signalée, avec pour expéditeur « Modération Messagerie ». « L’équipe de modérateurs a réouvert la discussion. ».

 

Archiver un message

Cette partie explique les modalités d'archive d'un message sur l'ENT.

Il faut noter que l'archivage est lié aux dossiers de l'utilisateur, ce qui signifie que tous les dossiers (dossier "Archives" et tout autre dossier créé par l'utilisateur) peuvent remplir ce rôle de conservation des messages.

Pour archiver un message, l'utilisateur doit se rendre sur le message en question et sélectionner le dossier "Archives", ou tout autre dossier, depuis l'action "Ranger dans ...". 

Pour rappel, tous les messages sans activité enregistrés dans la boîte de réception ou dans la corbeille sont conservés pour une durée limitée. Tous les messages enregistrés dans des dossiers (archives et autres) sont en revanche conservés au delà de ce délai : pour l'année scolaire (Parents et élèves), pour une durée illimitée (enseignants et personnel non enseignant).

À noter que les messages de modération sont non archivables et non supprimables pour des raisons de traçabilité.

 

Suppression et restauration des messages

Suppression des messages présents dans la boîte de réception.

Il est à noter que la suppression d'un message correspond à la suppression de la conversation entière. Si un message envoyé est supprimé (depuis le dossier "Envoyés"), toutes les réponses correspondantes seront également supprimées.

Suppression des messages par l'utilisateur

Il est possible de supprimer les messages de la boîte de réception ou des dossiers (les messages seront alors automatiquement placés dans le dossier "Corbeille") :

  • De manière unitaire en cochant la case à gauche de l'expéditeur du message puis en cliquant sur le bouton d'action "Supprimer" :

  • En masse, soit en sélectionnant tous les messages à supprimer de manière unitaire :

  • Soit en sélectionnant l'intégralité des messages de la boîte de réception ou du dossier :

  • Les messages placés dans la corbeille peuvent être supprimés définitivement par l'utilisateur (action irréversible) :

 

Purge automatique

Tous les messages sans activité enregistrés dans la boîte de réception ou dans la corbeille sont conservés pour une durée limitée. Tous les messages enregistrés dans des dossiers (archives et autres) sont en revanche conservés au delà de ce délai : pour l'année scolaire (Parents et élèves), pour une durée illimitée (enseignants et personnel non enseignant).

 

Restauration

Un message supprimé, s'il n'a pas encore été l'objet d'une suppression définitive (purge automatique), peut être restauré et réintégré à la boîte de réception par l'utilisateur. Pour restaurer un message, il suffit de sélectionner le message à restaurer dans la corbeille ou de consulter le message de la corbeille et de cliquer sur Plus > Restaurer :

Si un nouveau message est ajouté à une communication préalablement placée dans le dossier Corbeille de l'utilisateur, la communication est réintégrée à la boîte de réception.
De la même manière que pour la suppression des messages, il est possible de restaurer des messages en masse.